Pocas cosas afectan nuestra productividad tanto como el ambiente que nos rodea, sin embargo casi nunca nos damos el tiempo de analizar nuestro entorno de trabajo, para hacerlo más eficiente.
Diariamente vamos a la misma oficina, la misma cafetería, el mismo espacio de trabajo y nos esforzamos por mantener un flujo constante en el rendimiento laboral, pero te has preguntado ¿cuánto afecta el entorno laboral nuestra productividad?
Estudios especializados han demostrado que el ambiente en que trabajamos puede incidir más de lo que crees en la forma cómo pensamos, nos concentramos y rendimos mientras trabajamos.
Los hábitos laborales
Los hábitos laborales, tanto positivos como negativos están relacionados de alguna forma con agentes externos que funcionan como desencadenantes, incluso la mayoría de las veces sin siquiera estar conscientes de ello.
El poder que ejercen éstos agentes sobre la forma cómo nuestro cerebro procesa las informaciones y adopta decisiones ha ocupado numerosos estudios que continúan encontrando resultados sorprendentes a cada experimento que realizan. A continuación te ofrecemos algunos resultados:
Entonces, ¿te gustaría usar estos recursos a tu favor, para mejorar tu entorno laboral ofreciendo espacios que potencien tu motivación, favorezcan tu creatividad y aumenten tu productividad?
A continuación te ofrecemos algunas estrategias que seguro te ayudarán:
Mata al desorden antes de que te mate
La historia nos muestra una larga lista de creativos y pensadores con sus escritorios desordenados, el mismo Albert Einstein lo expresó elocuentemente cuando dijo. «Si un escritorio desordenado denota una mente desordenada, ¿qué debemos pensar de un vacío?»
Sin embargo tanto en el archivo como en el escritorio de tu oficina, un exceso de cosas apilándose pueden tener un impacto negativo para tu capacidad de concentración y afectar tu productividad.
Esto es exactamente lo que encontró un grupo de neurocientíficos de la Universidad de Princeton cuando observaron el desempeño de la gente en un ambiente organizado versus uno desorganizado.
Los resultados del estudio mostraron que el desorden físico en el entorno laboral compite por tu atención, acarreando un menor rendimiento y mayor acumulación de estrés.
Al igual que los efectos que una multitarea producen en tu cerebro, el desorden físico sobrecarga tus sentidos haciendo que te sientas estresado y perjudica tu capacidad de pensar creativamente.
Sin embargo, deshacerse de las cosas que se acumulan en nuestra vida, no es tan fácil como parece, no se trata de que seamos desorganizados o perezosos a la hora de organizar y limpiar, existe un proceso mental que nos causa dolor al desprendernos de algunas pertenencias.
Investigadores de la Universidad de Yale identificaron recientemente que dos áreas del cerebro asociadas con el dolor, la corteza cingulada anterior y la ínsula, se activan en respuesta a la conexión que podamos sentir con algunos objetos de los que nos deshacemos o extraviamos.
“Esta misma actividad se observó en ambas secciones cerebrales cuando sentimos algún dolor físico producido por estímulos moderados, como el corte con el borde de un papel o dejar caer café caliente sobre la piel”, refirió el estudio.
¿Cómo podemos evitar estresarnos por la acumulación de desorden?
Trata de poner un límite a las cosas para evitar que se produzca el caos, bien sea que se trate de seguir cuentas en twitter o el número de pestañas abiertas en tu ordenador, fija una barrera y mantente apegado a ella.
Recordando la Ley de Parkinson que reza: “llenamos el tiempo que tenemos a nuestra disposición”, podemos utilizar espacios más reducidos para almacenar menos desorden.
Además es conveniente realizar mensualmente una revisión de nuestra oficina, para limpiar, ordenar, descartar los desechos y archivar sólo lo imprescindible.
Realiza una limpieza diaria de tu escritorio, una estrategia que dio resultado a un reconocido CEO empresarial fue:
“Todas las tardes antes de retirarme de la oficina limpio el escritorio y sólo dejo sobre él las cosas pendientes para el otro día, así cuando llego inmediatamente me pongo a trabajar en ellas sin perder tiempo pensando por dónde empezar.”
Encuentra lugares que te inspiren
Los espacios abiertos y frescos siempre ayudan a aflorar la inspiración, por eso es recomendable elegir espacios ventilados y preferiblemente junto a alguna ventana.
Incluso la arquitectura de las edificaciones puede ejercer un fuerte impacto en nuestra productividad.
El escritor James Clear relató en uno de sus trabajos que el investigador Jonas Salk, le comentó que antes de desarrollar la cura contra la epidemia de polio que devastó a Estados Unidos en los años 50, viajó a las tranquilas colinas del centro de Italia donde permaneció en un monasterio franciscano del siglo XIII, conocido como la Basílica de San Francisco de Asís.
«La espiritualidad de la arquitectura del lugar fue tan inspiradora que me ayudó a fijar el pensamiento intuitivo mucho más allá de lo que había hecho en el pasado”, habría relatado el científico.
Bajo la influencia de ese monasterio diseñó la investigación que dio con la producción de la vacuna contra la poliomielitis, “cuando volví a mi laboratorio en Pittsburgh me puse a trabajar y comprobé que mis pensamientos eran correctos y sólo tuve que seguir adelante para desarrollar la vacuna «.
Este es sólo uno de muchos ejemplos, se ha determinado que las escuelas con más luz natural proporcionan un mejor ambiente de aprendizaje para los estudiantes y las puntuaciones de los exámenes a menudo aumentan como resultado.
La luz natural y el aire fresco también estimulan la productividad en el lugar de trabajo, si puedes elige un sitio bien iluminado, cerca de una ventana y de vez en cuando sal a caminar, un rato al aire libre te relajará y ayudará a concentrar tus pensamientos.
Utiliza lugares diferentes, para tareas diferentes
Sabemos que diferentes ubicaciones nos afectan de distinta manera, así que ¿por qué no usar eso a favor? Nuestros cerebros aman los hábitos y si podemos asociar ciertas cualidades con diferentes lugares, encontraremos un mejor flujo para nuestro trabajo.
Esto se llama «asociación de tareas», donde tu cerebro reconoce que cuando estás en determinado lugar, estás realizando una determinada acción. El escritor Gregory Ciotti ofrece un gran ejemplo de cómo puedes forzar un mejor flujo de trabajo simplemente cambiando el dispositivo que estás usando.
En su ejemplo, el autor ha entrenado su cerebro para saber que cuando está en su escritorio es el momento para la escritura profunda como artículos, el portátil es para trabajos más superficiales como correos electrónicos o cosas informales y por último, la tableta es solamente para leer.
Puedes configurar varios espacios de trabajo para diferentes tareas y habituar tu mente a realizar aquellas correspondientes a cada uno de esos espacios.
Un gran ejemplo de este sistema lo muestra el escritor y artista Austin Kleon que mantiene dos escritorios configurados en su espacio: un escritorio «analógico» lleno de papel, bolígrafos y marcadores y otro escritorio «digital» con el ordenador portátil y la tableta.
La creación de ideas y la «reproducción» tienen lugar sólo en el escritorio analógico, mientras que la redacción, edición y publicación se enmarcan en el dominio digital.
Céntrate en el éxito
Los seres humanos reaccionamos en forma diferente antes los retos, aquello que nos parece fácil lo asumimos con mayor entusiasmo que las tareas difíciles para las cuales requerimos mas fuerza de voluntad y autocontrol.
Esta tendencia hacia la “pereza” no es totalmente nuestra culpa, se trata de una reacción del cerebro que busca siempre conservar la mayor energía y por eso nuestro subconsciente toma las decisiones que resulten más fáciles de realizar.
Para sacar provecho de ésta cualidad debemos crear espacios de trabajo más productivos, que ofrezcan mayor facilidad para hacer las cosas que necesitamos hacer y poniendo mayores trabas a aquello que nos distrae. El profesor y psicólogo de Stanford B.J. Fogg llama a esto «diseñar para la pereza».
“A veces es tan fácil como apagar el teléfono y ponerlo en un cajón para que cada vez que te sientas tentado a revisarlo tengas que pasar por un largo proceso de levantarte ir hasta el cajón y luego encenderlo”.
Fogg comenta “una técnica que he utilizado últimamente es cerrar todas las pestañas en mi navegador al final del día, dejando sólo mi tarea más importante abierta. Al día siguiente, la opción más fácil es simplemente seguir trabajando en lo que quedó pendiente del día anterior”.
Protege tus sentidos
Además de la disposición física y las asociaciones mentales en tu espacio de trabajo otros agentes como los sonidos que te rodean y la música que escuchas pueden tener un enorme impacto en tu productividad.
Si bien la cierto tipo de música puede ayudarte a encontrar el camino correcto para la tarea indicada, es importante que tengas en cuenta que ciertos sonidos pueden ser muy perjudiciales para tu trabajo.
Los estudios demuestran que el ruido producido por conversaciones de otras personas en la oficina e incluso hablar intermitentemente, reducen significativamente la capacidad de concentración.
Un meta análisis examinó 242 estudios de las formas en que el ruido afecta el rendimiento y encontró que cuando se trataba de realizar tareas cognitivas (como estar atento, leer y procesar texto o trabajar con números) el rendimiento fue más afectado por el habla intermitente que por el sonido de conversaciones continuas.
Incluso otros sonidos no provenientes de conversaciones tuvieron poca variación con la pérdida de atención a diferentes ritmos e intensidades de volumen, con respecto al habla. Una mala noticia para los usuarios de espacios de trabajo compartido (coworking).
Sin embargo existen opciones que puedes implementar si no encuentras un espacio realmente tranquilo y silencioso para trabajar, puede usar tapones o auriculares para aislar el sonido o incluso colocar música a un volumen que ahogue el ruido de las conversaciones a tu alrededor.
Cuando se trata de luchar contra nuestros instintos naturales, siempre encontramos maneras de adaptar nuestros ambientes para hacerlos más agradables y eficientes. Nuestros hábitos y sus desencadenantes beneficios pueden mejorar no sólo la calidad de nuestro trabajo sino a demás ofrecernos grandes satisfacciones.
Solo debemos activar nuestra creatividad e ingenio para crear el tipo de espacio que nos ayude a centrarnos en nuestras tareas en la forma más rápida y sostenible.